Neljä kysymystä taloushallinnon kilpailuttamisesta

Moni kunta järjestää taloushallintonsa vielä tänäkin päivänä itse, vaikka osaavan kumppanin kanssa taloushallinto sujuisi edullisemmin ja automatisoidummin. Kuntien pitäisi pyytää tarjouksia ja kilpailuttaa taloushallintoa rohkeammin, koska yksityisen sektorin tarjoamat ratkaisut ovat kehittyneempiä ja selkeämpiä kuin kuntien omat palvelut.

Taloushallinnon osaaminen, automaatio, integraatiot ja esimerkiksi verkkolaskutus ovat Suomessa maailman parhaimmistoa. Kilpailu yksityisellä sektorilla on hionut prosesseja ja laskenut hintoja, ja jopa sovellukset saatetaan tarjota osana palvelua yksityisellä sektorilla.

Kilpailutusta ja sen jälkeistä ulkoistamista ei kannata sanoina pelätä – käytännössä kyseessä on kumppanin kanssa yhdessä suunniteltava ja ylläpidettävä palvelu, joka helpottaa arkea. Jos kilpailuttaminen epäilyttää, lue vastaukset näihin neljään kysymykseen:

1. Miksi kunnan taloushallinto kannattaa kilpailuttaa ja ulkoistaa?

Kunnissa pyöritetään perinteisesti koko taloushallintoa itse. Etenkin pienissä kunnissa tässä piilee poikkeuksellisen suuri henkilöriski, kun palkanlaskentaa ja laskujen maksua saattaa hoitaa vain yksi ihminen. Avainhenkilön sairastuminen, irtisanoutuminen tai eläköityminen voi jäädyttää koko kunnan taloushallinnon.

Myös integraatiot tuottavat kunnille ongelmia. Kunnille tuleva, yhtenäinen raportointikäytäntö edellyttää, että ne raportoivat eteenpäin saman standardin mukaan, jolloin kuntien taloushallinto täytyy yhtenäistää. Kun käytetään monimutkaisia ohjelmistokokonaisuuksia, joiden välillä on puutteellisia integraatioita, eivät taloushallinto ja raportointi voi sujua jouhevasti.

Puutteellisten ohjelmistojen ja automaation vuoksi taloushallinnon prosesseista ei myöskään saada kaikkea tarvittavaa dataa käyttöön. Tällöin osa taloushallinnon tuottamasta tiedosta menee suoraan harakoille. Taloushallinnon kilpailutus ja ulkoistaminen asiantuntevalle kumppanille helpottaa siis myös tärkeän datan keräämistä.

Lyhyesti sanottuna yksityiselle toimijalle ulkoistettu taloushallinto

• helpottaa arkea
• pienentää riskejä
• on halvempi ylläpitää
• on huomattavasti pidemmälle automatisoitu
• tuottaa enemmän arvokasta dataa.

2. Miksi kunnat eivät kilpailuta?

Usein syynä kilpailuttamisen välttelylle vaikuttaa olevan uskalluksen puute. Esimerkiksi hankintalaki saattaa luoda epävarmuuksia, mutta hyvällä ostamisosaamisella saavutetaan kyllä haluttu lopputulema. Oikein tehty ja hyvin harkittu ostaminen on mahdollista juuri kuntasektorilla, sillä kaikkien päätösten on oltava perusteltuja.

Kunnilla on yhteisiä palvelukeskuksia, joissa taloushallinto saattaa sujua näennäisesti ihan hyvin. Näiden palvelukeskusten ansiosta moni kunta ei välttämättä koe tarvitsevansa ulkoista kumppania. Vaikka palvelukeskukset ovat lähtökohtaisesti hyvä idea, ne eivät tuo aitoa kehitystä palveluihin, ja esimerkiksi automaatio laahaa pahasti yksityisten perässä.

3. Miten kilpailutus ja kumppanin valinta kannattaa tehdä?

Harva kilpailuttaa taloushallinnon palveluita useampaan kertaan uransa aikana. Tällöin kilpailuttamisprosessi on monelle täysin vieras. Jos kilpailutuksen tekeminen siis epäilyttää tai siihen ei ole resursseja, kannattaa hakea apua kilpailutuksiin erikoistuneelta toimijalta. Avun käyttäminen kilpailutuksessa on järkevää, koska silloin on helpompi välttää kilpailutuksen kardinaalivirheet ja löytää sopiva kumppani taloushallintoon.

Käyttäjät kannattaa ottaa huomioon sopivan kumppanin suunnittelussa ja valinnassa. Esimerkiksi liikkuvat työkalut ovat yksityisellä sektorilla itsestäänselvyys, joten niitä voi odottaa myös kumppanilta. Tällä vuosikymmenellä on tärkeää, ettei yksittäinen tehtävä ole enää sidottu tiettyyn ihmiseen tai työpisteeseen. Sopivalla kumppanilla on tarpeisiinne räätälöidyt ja teknologisesti edistyneet taloushallinnon palvelut ja vahva kuntaosaaminen.

4. Kuinka Kuntalaskenta voi auttaa? 

Kunnille tarjoamamme yhdistelmä on täydellinen: konsernimme 700 asiantuntijan joukosta löytyy rautaista kuntien taloushallinnon asiantuntemusta, huippumodernia teknologiaa ja uusimmat ratkaisut. Räätälöimme teille palvelukokonaisuuden, josta hyödytte eniten.

Taloushallinnon perustransaktiot ja prosessit automatisoituvat jatkuvasti pidemmälle, ja tämän kehityksen myötä erottautumistekijäksi jää jäljelle palvelu. Siksi me lupaamme, että palvelemme asiakkaitamme erinomaisesti ja ratkaisemme heidän ongelmansa reaaliajassa. Tärkein tehtävämme on hyvä palvelu, joka vapauttaa asiakkaan taloushallinnon kanssa painimisesta.

Haluaisitko kuulla, miten Kuntalaskenta voisi olla teidän kunnallenne avuksi? Voit ottaa yhteyttä toimitusjohtaja Pertti Vartiamäkeen, numeroon 045 892 1765 tai sähköpostilla pertti.vartiamaki@administer.fi.