Joutsan kunta rakensi varman pohjan palkkahallinnolleen

Kun pitkäaikainen palkanlaskija lähestyi eläkeikää, Joutsan kunnassa tehtiin ennakoiva ratkaisu: palkkahallinnon järjestäminen ulkoisena palveluna kilpailutuksen kautta. Keväällä 2025 valituksi tuli Kuntalaskenta Oy, ja yhteistyö rakennettiin vaiheittain niin, että palkanmaksun varmuus säilyi koko siirtymän ajan.

Osaamisen jatkuvuus vaati uudenlaista ratkaisua

Kun eläköityminen lähestyi, kunta joutui miettimään, miten jatkossa turvataan paitsi palkanmaksun sujuvuus, myös osaamisen säilyminen ja kehittäminen pidemmällä aikavälillä.

Kumppanin kilpailuttaminen nousi vaihtoehdoksi, joka toi mukanaan useita etuja: ammattimaisen prosessiosaamisen, toimivat sijaisjärjestelyt, pääsyn nykyaikaisiin järjestelmiin sekä mahdollisuuden hyödyntää erikoistunutta kunta-alan palkkahallinnon asiantuntemusta. Samalla kunnan hallinnollinen taakka kevenee ja resursseja vapautuu muihin tehtäviin.

Siirtymä rakennettiin kahdessa vaiheessa

Yhteistyö Kuntalaskennan kanssa käynnistyi elokuun 2025 lopussa. Tänä aikana palkat laskettiin vielä kunnan omalla Populus-järjestelmällä, mutta Kuntalaskenta vastasi käytännön työstä.

Tämä välivaihe antoi aikaa perehdyttämiselle, tietojen siirrolle ja prosessien yhteensovittamiselle – ilman kiirettä tai riskiä palkanmaksun häiriöistä. Vuoden 2026 alusta palvelutuotanto siirtyi kokonaan Kuntalaskennan omaan ympäristöön.

– Vaiheittainen malli oli meille oikea valinta. Se mahdollisti rauhallisen siirtymän ja antoi molemmille osapuolille aikaa rakentaa toimiva yhteistyö, toteaa Joutsan kunnan talous- ja hallintojohtaja Matias Penttinen.

Kunta-alan osaaminen ja tiivis yhteydenpito ratkaisivat

Joutsassa koettiin tärkeäksi, että palveluntuottajalla on syvä ymmärrys kunta-alan erityispiirteistä – virkasuhteista, työehtosopimuksista ja julkisen sektorin palkkajärjestelmistä. Kuntalaskennan asiantuntemus ja aktiivinen kommunikaatio loivat luottamusta ja helpottivat muutoksen läpivientiä.

– Olemme tehneet pitkään työtä sen eteen, että kuntien palkkahallinnon siirtymät sujuvat turvallisesti ja ammattimaisesti. Joutsan kanssa rakennettu vaiheittainen malli on hyvä esimerkki siitä, miten henkilöstövaihdokseen voi varautua ennakoivasti – ja samalla kehittää toimintaa pidemmän aikavälin tavoitteiden mukaisesti, sanoo Kuntalaskennan toimitusjohtaja Leila Aalto.

Kumppanuus kasvaa pitkäjänteiseksi

Ratkaisu tukee kunnan strategista tavoitetta kehittää toimintaansa suunnitelmallisesti ja varmistaa laadukas, luotettava palvelu sekä henkilöstölle että johdolle.

Palkkahallinnon uudistus ei ollut vain tekninen järjestely – se oli investointi jatkuvuuteen, osaamiseen ja toiminnan vakauteen tulevina vuosina.