Luotettava kumppani palkkahallinnon murroksessa – Kuhmoisten kunnan tarina

Pienelle kunnalle palkkahallinto on kriittinen toiminto. Palkkahallinnon kumppanin valinta ei ole pieni päätös – ja joskus se tulee eteen, kun aiempi palveluntarjoaja ei enää pysty palvelua tuottamaan.

Kuhmoinen, noin 2 400 asukkaan kunta Pirkanmaalla, kohtasi tämän valinnan paikan syksyllä 2025.

Muutos oli edessä

Kuhmoisten palkkahallinnon ostopalvelusopimus nykyisen kumppanin kanssa oli päättymässä maaliskuun lopussa 2026. Kunta kilpailutti palvelut loppuvuodesta 2025 ja etsi kumppania, joka pystyisi ottamaan vastuun sujuvasti ja nopealla aikataululla.

Kilpailutuksen voitti Kuntalaskenta. Kunta-alan syvä tuntemus ja kokemus erikokoisten kuntien palkkahallinnosta ja palveluiden kustannustaso painoivat vaakakupissa. Vuosien yhteistyö Kuhmoisten taloushallinnossa oli jo rakentanut luottamuksen – kilpailutus vahvisti sen.

Yhteinen järjestelmä teki siirrosta suoraviivaisen

Yksi käytännön siirtymää helpottanut tekijä oli se, että sekä Kuhmoisten aiempi kumppani että Kuntalaskenta käyttävät palkkahallinnossaan Populus-järjestelmää. Tämä tarkoitti, että tiedonsiirto entiseltä palveluntuottajalta uudelle tapahtui tutulla alustalla ilman raskaita konversioita tai järjestelmävaihtoja.

Tällaiset tekniset yksityiskohdat voivat kuulostaa pieniltä, mutta käytännössä ne ratkaisevat paljon. Kun järjestelmä on sama, virhetilanteiden riski pienenee, siirtymäaika lyhenee ja henkilöstön tiedot siirtyvät ehjinä. Kuhmoisten tapauksessa tämä etu realisoitui täysimääräisesti.

Myös aiempi kumppani toimi siirrossa esimerkillisesti. Kuhmoisten hallintojohtaja Sanna Luukkanen korostaa, että aiempi kumppani toimi aktiivisesti ja reagoi nopeasti pyyntöihin – mikä helpotti paljon, kun asioita piti selvittää tiiviillä aikataululla. Hyvä siirtymä ei ole yhden osapuolen ansiota – se syntyy, kun kaikki toimijat sitoutuvat yhteiseen tavoitteeseen.

Projekti maaliin suunnitellusti

Palkkahallinnon siirtoprojektit ovat tunnettuja riskipaikoistaan. Aikataulut venyvät, tiedot eivät siirry oikein, tai uusi toimittaja ei ehdi sisäistää riittävästi vanhaa historiaa ennen kuin vastuu vaihtuu. Kuhmoisten kohdalla näin ei käynyt. Luukkasen mukaan projekti vietiin suunnitellusti maaliin, aikataulussa pysyttiin ja kokonaisuus oli hyvin hallittu.

Tämä on lopulta se, mitä jokainen asiakas haluaa kuulla – että suunnitelmat pitävät, vastuunsiirto tapahtuu hallitusti ja arki jatkuu häiriöttömästi. Kuhmoinen saa käyttöönsä osaamispääoman ja kehitystyön, jota Kuntalaskenta tekee kaikille kunta-asiakkailleen.

Tyytyväinen asiakas kertoo kaiken oleellisen

Kun Luukkasta pyydetään kuvaamaan yhteistyötä Kuntalaskennan kanssa, hän toteaa yksinkertaisesti, että kaikki on mennyt suunnitelmien mukaan hienosti – ei yllätyksiä, asiat ovat edenneet niin kuin on sovittu.

Tämä yksinkertainen toteamus sisältää paljon. Palkkahallinnossa “kaikki menee hyvin” tarkoittaa, että satoja palkanlaskentatapahtumia on käsitelty oikein, määräajat on pidetty, muutostilanteisiin on reagoitu ja yhteydenpito on toiminut. Se tarkoittaa, että hallintojohtaja voi keskittyä muihin tehtäviinsä sen sijaan, että hän joutuisi selvittelemään palkkaongelmia.

Miksi tämä tarina kertoo jotain laajempaa?

Kuhmoisten tapaus kuvaa hyvin sitä, miten pienet ja keskisuuret kunnat voivat hallita talous- ja palkkahallinnon palvelujen muutoksia – kun kumppani on oikea ja yhteistyö toimii.

Kuntalaskennalla on pitkä kokemus juuri tämänkaltaisista tilanteista: siirtymistä, joissa aikataulut ovat tiukat, historia on pitkä ja vastuu on suuri. Taloushallinnon ja palkkahallinnon ulkoistaminen ei tarkoita vastuun siirtämistä pois – se tarkoittaa, että sen ottaa hoitaakseen kumppani, jolla on osaaminen, järjestelmät ja kokemus tehdä se oikein.

Kuhmoinen luotti Kuntalaskentaan. Luottamus osoittautui perustelluksi.