Kun eläköityminen avasi oven uudelle kumppanuudelle – Oulaisten kaupungin palkkapalvelut

Henkilöstöhallinnossa muutos tulee usein hiljaa. Yksi avainhenkilö jää eläkkeelle, ja yhtäkkiä on aika kysyä, pitäisikö asiat tehdä jatkossa samalla tavalla kuin ennen vai onko syytä katsoa ympärilleen.

Pohjois-Pohjanmaalla sijaitseva n. 6 800 asukkaan Oulaisten kaupunki hoiti palkkahallintonsa pitkään itse Populus-järjestelmällä. Kun kaupungin palkanlaskijan tiedettiin jäävän eläkkeelle, hallinto ei odottanut tilanteen kärjistymistä, vaan päätti selvittää vaihtoehdot ajoissa.

Kilpailutus vei kohti kumppanuutta

Oulaisten kaupunki käynnisti palkkapalveluiden kilpailutuksen 28.11.2025 ja tarjouskierros päättyi 5.1.2026. Kuntalaskenta valittiin kumppaniksi,  ja palvelu käynnistyi 1.6.2026,  juuri silloin, kun aiempi vastuuhenkilö jäi eläkkeelle.

Ajoitus oli tarkka, mutta ei sattumaa: kilpailutus ja käyttöönotto oli aikataulutettu niin, että palkanlaskenta jatkui katkeamatta vastuunvaihdoksesta huolimatta.

“Linjat ovat olleet kuumina puolin ja toisin”

Oulaisten kaupungin hallintojohtaja Suvi Koskenlainen kuvaa projektin sujuneen mallikkaasti alusta loppuun. Erityisesti hän nostaa esiin Kuntalaskennan palkanlaskijoiden tavoitettavuuden:

“Palvelu on lähtenyt käyntiin hyvin, ja Kuntalaskennan palkanlaskijat ovat vastanneet aktiivisesti kysymyksiimme. Linjat ovat olleet kuumina puolin ja toisin.”

Tavoitettavuus on keskeinen osa toimivaa palvelua ja aktiivinen yhteydenpito on erityisen tärkeää juuri palvelun alkuvaiheessa, kun uusi kumppani opettelee asiakkaan käytäntöjä ja asiakas puolestaan uutta yhteistyömallia.

”Meillä asiakas saa aidosti henkilökohtaista palvelua. Asiakkaalla on tutut ihmiset, joihin voi olla matalalla kynnyksellä yhteydessä ja jotka tuntevat asiakkaan arjen ja toimintatavat. Se tekee yhteistyöstä sujuvaa ja yhteydenpidosta luontevaa puolin ja toisin”, toteaa Kuntalaskennan toimitusjohtaja Leila Aalto.

Kumppanuus  ei ole vain resurssikysymys

Oulaisten tapaus on hyvä esimerkki siitä, miten henkilöstömuutos voi toimia luontevana hetkenä arvioida koko toimintamallia uudelleen. Sen sijaan, että kaupunki olisi rekrytoinut suoraan uuden palkanlaskijan, se päätti selvittää, tuottaisiko kumppani palveluun enemmän varmuutta ja joustavuutta pitkällä aikavälillä.