Muutostarve avasi oven uudelle kumppanuudelle – Oulaisten kaupungin palkkapalvelut

Henkilöstöhallinnossa muutokset ovat hyvä tilaisuus analysoida oman organisaation tilannetta ja selvittää vaihtoehdot. Kannattaako asioita jatkaa samalla tavalla kuin ennen vai olisiko syytä etsiä uudenlaista ratkaisua.

Pohjois-Pohjanmaalla sijaitseva, noin 6 800 asukkaan Oulaisten kaupunki hoiti palkkahallintonsa omana toimintana Populus -järjestelmällä. Kun eläköitymisen aiheuttamista henkilöstömuutoksista tiedettiin, hallinto ei jäänyt odottamaan, vaan päätti selvittää vaihtoehdot hyvissä ajoin.

Kilpailutus vei kohti kumppanuutta

Oulaisten kaupunki käynnisti palkkapalveluiden kilpailutuksen 28.11.2025, ja tarjouskierros päättyi 5.1.2026. Kuntalaskenta valittiin kumppaniksi, ja palvelu käynnistyi 1.6.2026, juuri silloin, kun kaupungin palkanlaskija jäi eläkkeelle.

Ajoitus oli tarkka, mutta ei sattumaa: kilpailutus ja käyttöönotto oli aikataulutettu niin, että palkanlaskenta jatkui katkeamatta muutoksesta huolimatta.

Viestintä on ollut aktiivista puolin ja toisin

Oulaisten kaupungin hallintojohtaja Suvi Koskenlaine kertoo projektin sujuneen mallikkaasti alusta loppuun. Erityisesti hän nostaa esiin Kuntalaskennan palkka-asiantuntijoiden tavoitettavuuden:

“Palvelu on lähtenyt käyntiin hyvin, ja Kuntalaskennan palkka-asiantuntijat ovat vastanneet aktiivisesti kysymyksiimme. Linjat ovat olleet kuumina puolin ja toisin.”

Tavoitettavuus on keskeinen osa toimivaa palvelua, ja aktiivinen yhteydenpito on erityisen tärkeää juuri yhteistyön alkuvaiheessa, kun uusi kumppani tutustuu asiakkaan käytäntöihin ja asiakas puolestaan uuteen yhteistyömalliin.

”Meillä asiakas saa aidosti henkilökohtaista palvelua. Asiakkaalla on tutut ihmiset, joihin voi olla matalalla kynnyksellä yhteydessä ja jotka tuntevat asiakkaan arjen ja toimintatavat. Se tekee yhteistyöstä sujuvaa ja yhteydenpidosta luontevaa puolin ja toisin”, toteaa Kuntalaskennan toimitusjohtaja Leila Aalto.

Kumppanuus tuo jatkuvuutta ja joustavuutta

Oulaisten tapaus on hyvä esimerkki siitä, miten henkilöstömuutos voi tarjota luontevan tilaisuuden arvioida koko toimintamallia uudelleen. Sen sijaan, että kaupunki olisi suoraan rekrytoinut uuden palkanlaskijan, se päätti etsiä rinnalleen kumppanin, joka voisi tuoda palkkapalveluihin jatkuvuutta, varmuutta ja joustavuutta pitkällä aikavälillä.