Kilpailutus on yhteistyön alku

Kuntamarkkinoilla pidimme tietoiskun siitä, mitä kunnan kannattaa vaatia talous- ja palkkapalveluiden tuottajalta. Mukanani oli Joutsan kunnan talous- ja hallintojohtaja Matias Penttinen, joka kertoi, miltä kilpailutus ja sen jälkeinen arki näyttävät asiakkaan näkökulmasta. Sali oli lämmin ja päivä pitkä, mutta kysymyksiä tuli, ja ne kertoivat, että aihe on monessa kunnassa juuri nyt pöydällä.

Olen ollut mukana tuottamassa julkisen sektorin talous- ja palkkahallintopalveluita jo pian 24 vuotta, ja edelleen minua kiinnostaa, mitä kunta oikeasti tavoittelee, kun se lähtee kilpailuttamaan. Tietoiskun lopuksi annoin kuulijoille mukaan kolme asiaa. Kirjoitan ne tähän myös niille, jotka eivät päässeet paikalle.

1.Tiedä, mitä haluat saavuttaa

Tarve kilpailuttaa syntyy harvoin yhdestä syystä. Usein taustalla on huoli siitä, riittääkö oma osaaminen, löytyykö seudulta tekijöitä ja kestävätkö järjestelmät. Viime vuodet ovat tuoneet muutoksen toisensa perään: tulorekisteri, Valtiokonttorin raportointivaateet, tasopalkkauudistus. Jokainen niistä on vaatinut osaamista, resursseja ja järjestelmiltä kyvykkyyttä, ja moni organisaatio on huomannut, ettei omasta hallinnosta löydy resursseja kaikkeen tähän.

Silloin on helppo lähteä hakemaan palveluntuottajaa, joka jatkaa palvelun tuottamista, kuten se on tuotettu asiakkaalla itsellään. Suosittelen pysähtymään ennen sitä ja kysymään omassa organisaatiossa, mitä me oikeasti tarvitsemme, onko jotain, mitä pitäisi muuttaa, ja missä haluamme olla vuoden päästä. Kun vastaukset on sanottu ääneen, tarjouspyynnön kirjoittaminen on paljon helpompaa, ja tarjoajat osaavat kertoa, miten juuri siihen tarpeeseen vastataan.

Vaatimusmäärittelyssä kannattaa olla tarkkana. Jos tarjouspyyntö menee hyvin tarkalle tasolle esimerkiksi järjestelmän ominaisuuksissa, tarjouksia voi olla vaikea saada ja kilpailutuksesta tulee kallis. Kunnan ei tarvitse olla tekniikan asiantuntija. Riittää, että se kertoo, mitä palvelun pitää sisältää ja minkä pitää sujua paremmin. Silloin kunnan ääni tulee aidosti kuulluksi, ja se saa sen, mitä haluaa.

2.Älä katso vain hintaa

Hinta on tärkeä, ja kustannussäästöjä kilpailutuksella yleensä saadaan. Sen ei kuitenkaan kannata olla ainoa tavoite. Yhtä lailla kannattaa vaatia tasaista laatua, jatkuvuutta ja kehitysmyönteisyyttä sekä sitä, että palveluntuottaja poistaa kunnalta henkilöriskin ja järjestelmäriskin. Henkilöriski on todellinen silloin, kun palkanlaskenta on yhden ihmisen varassa, ja järjestelmäriski silloin, kun kehitys ja päivitykset jäävät kunnan omille harteille.

Tehokkuudesta puhutaan paljon, mutta tehokkuutta syntyy vain, jos vapautuva työaika kohdistuu johonkin toiseen työhön. Kannattaa myös kysyä tarjoajalta, miten se varmistaa jatkuvuuden, kun avainhenkilö on lomalla tai sairaana. Siitä vastauksesta oppii kumppanista paljon.

3.Kilpailutus on vasta alku

Kilpailutus ei ole maali. Kun kumppani on valittu, käynnistyy käyttöönottoprojekti, ja siitä alkaa tiivis yhteistyö, jossa luottamus rakennetaan. Se, miten hyvin siinä onnistutaan, luo pohjan koko palvelutuotannolle.

Joutsassa tämä näkyy arjessa niin, että kunnan henkilöstöasiantuntija ja Kuntalaskennan palkkahallintoasiantuntijat tapaavat kuukausittain, ja välissä viestejä vaihdetaan useita kertoja viikossa kumpaankin suuntaan. Matias sanoi tietoiskussa, että yhteistyömallin rakentaminen on keskeinen asia ja että yhteydenpito kerran kuukaudessa ei riitä. Olen samaa mieltä. Kehitys ei myöskään pääty käyttöönottoon. Seuraavaksi lähdemme selvittämään Joutsan kanssa yhdessä, mitä tekoäly voi tuoda palkkahallintoon. [Joutsan kunta rakensi varman pohjan palkkahallinnolleen, 2.2.2026]

Palvelukeskus ei kehitä palvelua vain omista tarpeistaan. Hyvin usein kehitystarve tulee asiakkaalta, viranomaismääräyksestä tai yleisestä muutoksesta, kuten tekoäly, joka haastaa meitä kaikkia juuri nyt. Siinä kehityksessä on hyvä pysyä mukana ja hakea hyödyt yhdessä.

Mitä toivon kuntien vievän mukanaan

Jokaisen organisaation koko, tilanne ja resurssit ratkaisevat, mitä se tarvitsee. Matias sanoi tietoiskussa, että tämä toimi Joutsalle, mutta ei välttämättä kaikille, ja juuri siksi ensimmäinen kohta on niin tärkeä. Kun kunta tietää, mitä se haluaa, se osaa myös vaatia sitä.

Ja kun kumppani on valittu, maali on yhteistyön jatkuvuudessa. Toivon, että siitä syntyy pitkäaikainen kumppanuus, jossa asiakas aidosti kokee, että häntä kuullaan ja hän saa tarvitsemansa palvelun. Sellainen kumppani me Kuntalaskennassa haluamme olla.

Kiitos Matiakselle ja Joutsan kunnalle, että saimme kertoa tämän yhdessä. Ja kiitos kaikille, jotka jaksoitte lämpimässä salissa kuunnella ja kysyä. Jos teema on ajankohtainen, niin mielellämme keskustelemme lisää.

Leila Aalto, toimitusjohtaja
Kuntalaskenta Oy